3 hacks Excel qui sauvent des vies

Depuis que je travaille dans le numérique, Excel, c’est devenu mon meilleur ami.

Excel est une machine de guerre. Mais une machine qui doit être alimentée pour bien fonctionner. J’ai appris à dompter la bête au fil des années si bien que maintenant, je ne saurais plus comment m’en passer.

J’avais le goût de vous livrer trois de mes trucs les plus utiles, ceux qui me servent concrètement et régulièrement.

Comment extraire l’heure dans une date?

Quand on télécharge les statistiques de publication sur Facebook, on obtient un format de date qui ressemble à ceci.

On a, dans la même cellule, la date ET l’heure de la publication. Ça crée un léger enjeu quand on veut se servir de cette donnée pour savoir, par exemple, à quelle heure publier pour avoir une probabilité plus élevée d’obtenir des likes.

J’ai trouvé avec le temps une petite formule toute simple qui résout en un tour de main cet enjeu. Voici le secret :

Insérez deux nouvelles colonnes à droite, que vous nommerez « Date seule » et « Heure seule ».

Pour « Heure seule »

1. Saisissez la formule =MOD([votre cellule de date complète];1)
2. Assignez le Format Heure à la colonne « Heure seule ».

Pour « Date seule »

1. Saisissez la formule =ENT([votre cellule de date complète])
2. Assignez le Format Date à la colonne « Heure seule ».

TADAM! Il ne vous reste plus qu’à analyser.

Comment renommer une plage de cellules?

C’est possible? Eh oui. Et vous n’avez pas idée à quel point ça me sert souvent.

Disons que je me fais un tableau pour évaluer la performance des publications. Il y a certaines plages de données dont j’aurai besoin souvent, comme la portée ou le nombre de clics par exemple. Au lieu de perdre du temps à chercher chaque fois à quelle plage de cellule faire référence, je lui attribue dès le début un nom personnalisé auquel je fais ensuite toujours référence. Ça rend les formules plus digestes et plus compréhensibles.

Il existe une « Zone Nom » dans Excel. Pour l’utiliser, il ne faut que sélectionner la plage de cellules (ou une colonne ou une ligne entière par exemple) et inscrire le nom souhaité dans la zone de nom.

Chaque fois que vous voudrez faire référence à cette plage de cellule dans vos formules, vous n’avez plus qu’à inscrire le nom donné (comme pour trouver la somme reach dans mon exemple).

Comment gérer l’affichage par niveau des données?

J’ai récemment eu un casse-tête d’affichage à régler sur Excel. Je voulais créer un tableau à double entrée pour préciser les rôles et les responsabilités de mes équipes de projets. Je cherchais une façon d’ajouter un « petit plus » ou un « petit moins » à côté de mes plages de cellules pour avoir différents niveaux de lecture : du plus général ou plus micro, selon ce qu’on cherche comme information.

Je voulais donc masquer ou afficher facilement des groupes de données. Et… je ne me rappelais plus comment la fonction s’appelait pour demander de l’aide à Google! Heureusement, c’était finalement super simple. Je n’avais qu’à utiliser la fonction « Grouper ».

Sélectionnez les données à grouper, et puis sous l’onglet Données, dans le groupe Plan, cliquez sur Grouper, sur Lignes, puis sur OK.

C’est simple non? Je vous jure : c’est un game changer!

Ça vaut vraiment la peine de le faire dans des fichiers plus complexes ou dans ceux qui servent de gabarits.

Essayez et vous m’en donnerez des nouvelles!